仕様書テンプレート

［　　　　］フォトコンテスト 運営業務委託仕様書（案）

本書は、フォトコンテストの運営業務を外部に委託する際の仕様書のひな形です。発注者の実情に合わせて、自由に編集してお使いください。【記入例】【要検討】の注記は、確定後に削除してください。

1. 件名

［　　　　］フォトコンテスト 応募受付システム提供業務

2. 目的

本業務は、［　　　　］の魅力を広く発信すること等を目的として実施する「［　　　　］フォトコンテスト」（以下「本コンテスト」という。）の運営に必要な業務を委託するものである。【記入例】地域の魅力の発信、観光誘客、ブランド認知の向上 など

3. 委託期間

契約締結日から［　　］年［　］月［　］日まで

• 募集期間（予定）: ［　　］年［　］月［　］日 〜 ［　　］年［　］月［　］日
• 審査・結果発表（予定）: ［　　］年［　］月
• 応募データの保存期間: 募集終了後［　］か月（期間経過後に削除し、削除したことを報告する）【要検討】

4. 業務の範囲

受託者は、次の業務を行う。発注者が行う業務は「4-2」のとおりとする。

4-1. 受託者が行う業務

• 応募受付システムの提供及び運用（第5章）
• 応募項目・画像の条件・応募規約・自動送信メール等の初期設定
• 発注者の担当者・審査員への操作説明
• 実施報告（第6章）

4-2. 発注者が行う業務

• 募集テーマ・賞・募集要項の最終決定
• 本コンテストの告知・広報【要検討】告知物の制作を委託する場合は業務の範囲に加える
• 審査（採点・選考）及び受賞作品の決定（審査員への委嘱を含む）
• 応募者からの問い合わせ対応、応募作品の確認、受賞者への連絡（システムを利用して行う）

5. 応募受付システムの要件

5-1. 応募

• スマートフォン及びパソコンから応募できること
• 応募できる画像の形式・容量・画素数の条件を設定でき、条件に合わない画像は受け付けないこと【記入例】JPEG・PNG、1点［　］MBまで
• 応募項目（作品タイトル・氏名・連絡先・撮影場所等）を本コンテストに合わせて設定できること
• 応募規約・個人情報の取扱いへの同意を、規約の版とともに記録できること
• 1人あたりの応募数の上限、募集期間を設定でき、期間外の応募を受け付けないこと
• 応募の受付完了時に、応募番号を記載したメールを自動で送信できること
• 通信の中断・再送信等により、同一の応募が重複して登録されないこと
• 応募された画像は、受け付けたデータを改変せずに保管すること

5-2. 応募作品の管理

• 応募作品を画像の一覧及び表形式で確認・検索できること
• 作品ごとに確認状況（本人撮影、他の賞への入賞歴、生成AIの使用、権利関係 等）を記録できること【要検討】確認項目は募集要項に合わせる
• 同一の応募者・同一の画像による重複応募を検知できること
• 応募者へ個別・一斉にメールを送信でき、送信の記録が残ること
• 応募一覧（CSV）及び画像を一括で出力できること

5-3. 審査

• 審査員がオンラインで作品を閲覧・採点できること
• 審査員には応募者の氏名・連絡先を表示しないこと
• 複数の審査段階（一次・二次等）を設定でき、段階ごとに集計できること
• 順位・平均点等の集計結果を確認・出力できること

5-4. 受賞者対応

• 受賞者から賞品発送・本人確認に必要な情報を回収できること
• 受賞作品の高解像度データ（撮影時の元データ）を回収でき、不足時は再提出を依頼できること

5-5. 集計・分析

• 応募数の推移、確認・審査の進み具合等を、発注者が随時確認できること

6. 実施報告

• 応募数、応募者数、応募の推移等の集計データの提供
• 応募データ・受賞作品データの納品（形式: ［　］）

7. 個人情報の取扱い及び情報セキュリティ

受託者は、本業務で取り扱う個人情報を、関係法令及び発注者の定めに従って適切に管理する。

• システムの管理者・担当者は、多要素認証によりログインすること
• 担当者ごとに閲覧・操作できる範囲を制限し、審査員には応募者の個人情報を表示しないこと
• 通信を暗号化し、保存する個人情報を暗号化すること
• 個人情報の閲覧・出力等の主な操作の記録を残すこと
• 保存期間の経過後、個人情報及び応募データを削除し、削除したことを報告すること
• 個人情報の漏えい等の事故が発生した場合、直ちに発注者へ報告すること
• データの保管場所（国内／国外）【要検討】
• 第三者認証（ISMS・プライバシーマーク等）の取得状況の提出【要検討】

8. 作品の権利

• 応募作品の著作権は撮影者に帰属すること【記入例】
• 発注者が受賞作品を利用できる範囲（広報物・ウェブサイト・展示 等）を応募規約に定めること
• 生成AIを使用した作品・他の賞への入賞作品の取扱いを、応募規約に定めること
• 被写体の肖像権等について、応募者が必要な同意を得ることを応募規約に定めること

9. 成果物

• 応募データ（CSV）及び応募作品の画像データ
• 審査結果
• 集計データ

10. 実施体制・連絡

• 受託者は、業務責任者及び担当者を定め、発注者に届け出ること
• 業務の進み具合を、［　］週に1回程度、発注者に報告すること【記入例】電子メール・オンライン会議

11. 再委託

業務の全部を第三者に再委託してはならない。業務の一部を再委託する場合は、あらかじめ発注者の承諾を得ること。この場合も、受託者は本仕様書に定める個人情報の管理を再委託先に遵守させること。

12. 検収・支払

• 成果物の提出後、発注者の検収をもって業務の完了とする
• 支払: ［　　　　］【記入例】業務完了後、請求書受領から［　］日以内

13. その他

本仕様書に定めのない事項及び疑義が生じた事項は、発注者と受託者が協議して定める。

付録. 見積依頼の際にお伝えいただくとよい情報

• 想定する応募作品数・応募者数
• 募集期間と、募集開始の希望時期
• 審査の方法（オンライン審査・会場での審査会）と審査員の人数
• 受賞作品の点数と、プリント・パネル・展示の有無
• 個人情報・データの保存期間、セキュリティに関する要件
• ご予算の目安

［　　　　］フォトコンテスト 運営業務委託仕様書（案）

本書は、フォトコンテストの運営業務を外部に委託する際の仕様書のひな形です。発注者の実情に合わせて、自由に編集してお使いください。【記入例】【要検討】の注記は、確定後に削除してください。

1. 件名

［　　　　］フォトコンテスト 応募受付システム提供及び事務局運営業務

2. 目的

本業務は、［　　　　］の魅力を広く発信すること等を目的として実施する「［　　　　］フォトコンテスト」（以下「本コンテスト」という。）の運営に必要な業務を委託するものである。【記入例】地域の魅力の発信、観光誘客、ブランド認知の向上 など

3. 委託期間

契約締結日から［　　］年［　］月［　］日まで

• 募集期間（予定）: ［　　］年［　］月［　］日 〜 ［　　］年［　］月［　］日
• 審査・結果発表（予定）: ［　　］年［　］月
• 応募データの保存期間: 募集終了後［　］か月（期間経過後に削除し、削除したことを報告する）【要検討】

4. 業務の範囲

受託者は、次の業務を行う。発注者が行う業務は「4-2」のとおりとする。

4-1. 受託者が行う業務

• 応募受付システムの提供及び運用（第5章）
• 応募項目・画像の条件・応募規約・自動送信メール等の初期設定
• 応募者からの問い合わせ対応（第6章）
• 応募作品の確認（重複・不備・規約への適合）（第6章）
• 審査員との連絡調整、審査の準備及び集計（第6章）
• 受賞者への連絡、本人確認、高解像度データの回収（第6章）
• 実施報告（第7章）

4-2. 発注者が行う業務

• 募集テーマ・賞・募集要項の最終決定
• 本コンテストの告知・広報【要検討】告知物の制作を委託する場合は業務の範囲に加える
• 審査（採点・選考）及び受賞作品の決定（審査員への委嘱を含む）

5. 応募受付システムの要件

5-1. 応募

• スマートフォン及びパソコンから応募できること
• 応募できる画像の形式・容量・画素数の条件を設定でき、条件に合わない画像は受け付けないこと【記入例】JPEG・PNG、1点［　］MBまで
• 応募項目（作品タイトル・氏名・連絡先・撮影場所等）を本コンテストに合わせて設定できること
• 応募規約・個人情報の取扱いへの同意を、規約の版とともに記録できること
• 1人あたりの応募数の上限、募集期間を設定でき、期間外の応募を受け付けないこと
• 応募の受付完了時に、応募番号を記載したメールを自動で送信できること
• 通信の中断・再送信等により、同一の応募が重複して登録されないこと
• 応募された画像は、受け付けたデータを改変せずに保管すること

5-2. 応募作品の管理

• 応募作品を画像の一覧及び表形式で確認・検索できること
• 作品ごとに確認状況（本人撮影、他の賞への入賞歴、生成AIの使用、権利関係 等）を記録できること【要検討】確認項目は募集要項に合わせる
• 同一の応募者・同一の画像による重複応募を検知できること
• 応募者へ個別・一斉にメールを送信でき、送信の記録が残ること
• 応募一覧（CSV）及び画像を一括で出力できること

5-3. 審査

• 審査員がオンラインで作品を閲覧・採点できること
• 審査員には応募者の氏名・連絡先を表示しないこと
• 複数の審査段階（一次・二次等）を設定でき、段階ごとに集計できること
• 順位・平均点等の集計結果を確認・出力できること

5-4. 受賞者対応

• 受賞者から賞品発送・本人確認に必要な情報を回収できること
• 受賞作品の高解像度データ（撮影時の元データ）を回収でき、不足時は再提出を依頼できること

5-5. 集計・分析

• 応募数の推移、確認・審査の進み具合等を、発注者が随時確認できること

6. 事務局業務

• 応募者からの問い合わせ対応（電子メール）【記入例】対応時間: 平日［　］時〜［　］時、回答目安: ［　］営業日以内
• 電話による問い合わせ対応【要検討】必要な場合のみ記載
• 応募作品の確認（重複・不備・規約への適合）及び発注者への報告
• 審査員との連絡調整、審査資料の準備、審査結果の集計
• 審査会（会場での審査）の運営【要検討】実施する場合のみ記載
• 受賞者への連絡、本人確認、賞品発送に必要な情報の回収
• 受賞作品の高解像度データの回収及び入稿前の確認（展示サイズへの適合を含む）

7. 実施報告

• 応募数、応募者数、応募の推移等の集計データの提供
• 応募データ・受賞作品データの納品（形式: ［　］）

8. 個人情報の取扱い及び情報セキュリティ

受託者は、本業務で取り扱う個人情報を、関係法令及び発注者の定めに従って適切に管理する。

• システムの管理者・担当者は、多要素認証によりログインすること
• 担当者ごとに閲覧・操作できる範囲を制限し、審査員には応募者の個人情報を表示しないこと
• 通信を暗号化し、保存する個人情報を暗号化すること
• 個人情報の閲覧・出力等の主な操作の記録を残すこと
• 保存期間の経過後、個人情報及び応募データを削除し、削除したことを報告すること
• 個人情報の漏えい等の事故が発生した場合、直ちに発注者へ報告すること
• データの保管場所（国内／国外）【要検討】
• 第三者認証（ISMS・プライバシーマーク等）の取得状況の提出【要検討】

9. 作品の権利

• 応募作品の著作権は撮影者に帰属すること【記入例】
• 発注者が受賞作品を利用できる範囲（広報物・ウェブサイト・展示 等）を応募規約に定めること
• 生成AIを使用した作品・他の賞への入賞作品の取扱いを、応募規約に定めること
• 被写体の肖像権等について、応募者が必要な同意を得ることを応募規約に定めること

10. 成果物

• 応募データ（CSV）及び応募作品の画像データ
• 審査結果
• 受賞作品の高解像度データ
• 集計データ

11. 実施体制・連絡

• 受託者は、業務責任者及び担当者を定め、発注者に届け出ること
• 業務の進み具合を、［　］週に1回程度、発注者に報告すること【記入例】電子メール・オンライン会議

12. 再委託

業務の全部を第三者に再委託してはならない。業務の一部を再委託する場合は、あらかじめ発注者の承諾を得ること。この場合も、受託者は本仕様書に定める個人情報の管理を再委託先に遵守させること。

13. 検収・支払

• 成果物の提出後、発注者の検収をもって業務の完了とする
• 支払: ［　　　　］【記入例】業務完了後、請求書受領から［　］日以内

14. その他

本仕様書に定めのない事項及び疑義が生じた事項は、発注者と受託者が協議して定める。

付録. 見積依頼の際にお伝えいただくとよい情報

• 想定する応募作品数・応募者数
• 募集期間と、募集開始の希望時期
• 審査の方法（オンライン審査・会場での審査会）と審査員の人数
• 受賞作品の点数と、プリント・パネル・展示の有無
• 個人情報・データの保存期間、セキュリティに関する要件
• ご予算の目安

［　　　　］フォトコンテスト 運営業務委託仕様書（案）

本書は、フォトコンテストの運営業務を外部に委託する際の仕様書のひな形です。発注者の実情に合わせて、自由に編集してお使いください。【記入例】【要検討】の注記は、確定後に削除してください。

1. 件名

［　　　　］フォトコンテスト 企画・運営・展示制作業務

2. 目的

本業務は、［　　　　］の魅力を広く発信すること等を目的として実施する「［　　　　］フォトコンテスト」（以下「本コンテスト」という。）の運営に必要な業務を委託するものである。【記入例】地域の魅力の発信、観光誘客、ブランド認知の向上 など

3. 委託期間

契約締結日から［　　］年［　］月［　］日まで

• 募集期間（予定）: ［　　］年［　］月［　］日 〜 ［　　］年［　］月［　］日
• 審査・結果発表（予定）: ［　　］年［　］月
• 展示期間（予定）: ［　　］年［　］月［　］日 〜 ［　］月［　］日（会場: ［　　　　］）
• 応募データの保存期間: 募集終了後［　］か月（期間経過後に削除し、削除したことを報告する）【要検討】

4. 業務の範囲

受託者は、次の業務を行う。発注者が行う業務は「4-2」のとおりとする。

4-1. 受託者が行う業務

• 応募受付システムの提供及び運用（第5章）
• 応募項目・画像の条件・応募規約・自動送信メール等の初期設定
• 応募者からの問い合わせ対応（第6章）
• 応募作品の確認（重複・不備・規約への適合）（第6章）
• 審査員との連絡調整、審査の準備及び集計（第6章）
• 受賞者への連絡、本人確認、高解像度データの回収（第6章）
• 本コンテストの企画（第7章）
• 受賞作品のプリント・パネル制作及び展示（第8章）
• 実施報告（第9章）

4-2. 発注者が行う業務

• 募集テーマ・賞・募集要項の最終決定
• 本コンテストの告知・広報【要検討】告知物の制作を委託する場合は業務の範囲に加える
• 審査（採点・選考）及び受賞作品の決定（審査員への委嘱を含む）
• 展示会場の確保【要検討】会場の選定・調整を受託者に委ねる場合は業務の範囲に加える

5. 応募受付システムの要件

5-1. 応募

• スマートフォン及びパソコンから応募できること
• 応募できる画像の形式・容量・画素数の条件を設定でき、条件に合わない画像は受け付けないこと【記入例】JPEG・PNG、1点［　］MBまで
• 応募項目（作品タイトル・氏名・連絡先・撮影場所等）を本コンテストに合わせて設定できること
• 応募規約・個人情報の取扱いへの同意を、規約の版とともに記録できること
• 1人あたりの応募数の上限、募集期間を設定でき、期間外の応募を受け付けないこと
• 応募の受付完了時に、応募番号を記載したメールを自動で送信できること
• 通信の中断・再送信等により、同一の応募が重複して登録されないこと
• 応募された画像は、受け付けたデータを改変せずに保管すること

5-2. 応募作品の管理

• 応募作品を画像の一覧及び表形式で確認・検索できること
• 作品ごとに確認状況（本人撮影、他の賞への入賞歴、生成AIの使用、権利関係 等）を記録できること【要検討】確認項目は募集要項に合わせる
• 同一の応募者・同一の画像による重複応募を検知できること
• 応募者へ個別・一斉にメールを送信でき、送信の記録が残ること
• 応募一覧（CSV）及び画像を一括で出力できること

5-3. 審査

• 審査員がオンラインで作品を閲覧・採点できること
• 審査員には応募者の氏名・連絡先を表示しないこと
• 複数の審査段階（一次・二次等）を設定でき、段階ごとに集計できること
• 順位・平均点等の集計結果を確認・出力できること

5-4. 受賞者対応

• 受賞者から賞品発送・本人確認に必要な情報を回収できること
• 受賞作品の高解像度データ（撮影時の元データ）を回収でき、不足時は再提出を依頼できること

5-5. 集計・分析

• 応募数の推移、確認・審査の進み具合等を、発注者が随時確認できること

6. 事務局業務

• 応募者からの問い合わせ対応（電子メール）【記入例】対応時間: 平日［　］時〜［　］時、回答目安: ［　］営業日以内
• 電話による問い合わせ対応【要検討】必要な場合のみ記載
• 応募作品の確認（重複・不備・規約への適合）及び発注者への報告
• 審査員との連絡調整、審査資料の準備、審査結果の集計
• 審査会（会場での審査）の運営【要検討】実施する場合のみ記載
• 受賞者への連絡、本人確認、賞品発送に必要な情報の回収
• 受賞作品の高解像度データの回収及び入稿前の確認（展示サイズへの適合を含む）

7. 企画業務

• 募集テーマ・部門・賞・スケジュールの企画立案
• 募集要項・応募規約の原案作成（作品の権利・個人情報の取扱いを含む）
• 告知物（チラシ・ポスター等）の制作【要検討】必要な場合のみ記載

8. 制作・展示業務

• 受賞作品のプリント（サイズ: ［　］、点数: ［　］点）
• パネル加工（仕様: ［　］）及びキャプションの制作【要検討】英訳・多言語表記の要否
• 会場への発送、展示設営及び撤去（会場: ［　　　　］、期間: ［　　］）
• 会場の選定・調整への協力【要検討】
• 会場使用料等、会場に支払う費用の負担区分【要検討】

9. 実施報告

• 応募数・応募者の傾向、審査・受賞の結果、展示の実施状況等をまとめた実施報告書の作成
• 応募データ・受賞作品データの納品（形式: ［　］）

10. 個人情報の取扱い及び情報セキュリティ

受託者は、本業務で取り扱う個人情報を、関係法令及び発注者の定めに従って適切に管理する。

• システムの管理者・担当者は、多要素認証によりログインすること
• 担当者ごとに閲覧・操作できる範囲を制限し、審査員には応募者の個人情報を表示しないこと
• 通信を暗号化し、保存する個人情報を暗号化すること
• 個人情報の閲覧・出力等の主な操作の記録を残すこと
• 保存期間の経過後、個人情報及び応募データを削除し、削除したことを報告すること
• 個人情報の漏えい等の事故が発生した場合、直ちに発注者へ報告すること
• データの保管場所（国内／国外）【要検討】
• 第三者認証（ISMS・プライバシーマーク等）の取得状況の提出【要検討】

11. 作品の権利

• 応募作品の著作権は撮影者に帰属すること【記入例】
• 発注者が受賞作品を利用できる範囲（広報物・ウェブサイト・展示 等）を応募規約に定めること
• 生成AIを使用した作品・他の賞への入賞作品の取扱いを、応募規約に定めること
• 被写体の肖像権等について、応募者が必要な同意を得ることを応募規約に定めること

12. 成果物

• 応募データ（CSV）及び応募作品の画像データ
• 審査結果
• 受賞作品の高解像度データ
• プリント・パネル（展示終了後の扱い: ［　］）
• 実施報告書

13. 実施体制・連絡

• 受託者は、業務責任者及び担当者を定め、発注者に届け出ること
• 業務の進み具合を、［　］週に1回程度、発注者に報告すること【記入例】電子メール・オンライン会議

14. 再委託

業務の全部を第三者に再委託してはならない。業務の一部を再委託する場合は、あらかじめ発注者の承諾を得ること。この場合も、受託者は本仕様書に定める個人情報の管理を再委託先に遵守させること。

15. 検収・支払

• 成果物の提出後、発注者の検収をもって業務の完了とする
• 支払: ［　　　　］【記入例】業務完了後、請求書受領から［　］日以内

16. その他

本仕様書に定めのない事項及び疑義が生じた事項は、発注者と受託者が協議して定める。

付録. 見積依頼の際にお伝えいただくとよい情報

• 想定する応募作品数・応募者数
• 募集期間と、募集開始の希望時期
• 審査の方法（オンライン審査・会場での審査会）と審査員の人数
• 受賞作品の点数と、プリント・パネル・展示の有無
• 展示の会場・期間・規模
• 個人情報・データの保存期間、セキュリティに関する要件
• ご予算の目安